Cada año pasa lo mismo. Julio y agosto se van volando, y el inicio de temporada en el club llega antes de lo que pensábamos.
Además, entre las inscripciones, las licencias federativas, los horarios de entrenamiento y la comunicación con las familias, es fácil sentirse desbordado.
Por eso, aquí tienes una checklist sencilla para afrontar la nueva temporada con tranquilidad y sin olvidar nada importante.
1. Hacer balance de la temporada anterior
En primer lugar, antes de lanzarse de cabeza a la nueva temporada, tómate un momento para hacer balance:
- ¿Cuántos federados se han quedado? ¿Cuántos se han ido?
- Luego, ¿qué eventos funcionaron bien?
- Por último, ¿qué problemas se repitieron (presupuesto, voluntarios, material)?
Así, ese balance orientará todas las decisiones que vienen.
2. Inicio de temporada en el club: papeleo y obligaciones legales
Es la parte menos emocionante, pero la más imprescindible. Además, los requisitos concretos dependen de cada federación y de cada comunidad autónoma, así que consulta siempre su normativa:
- Licencias federativas: tramita la renovación de las licencias con tu federación territorial. Por otra parte, la licencia suele incluir el seguro deportivo obligatorio del deportista federado.
- Certificado de delitos de naturaleza sexual: desde la LOPIVI (Ley Orgánica 8/2021), todas las personas que tengan contacto habitual con menores, también los voluntarios, deben aportar el certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales. Por eso, pídelo a entrenadores, delegados y monitores nuevos. Además, es gratuito y se puede solicitar en línea en el Ministerio de Justicia.
- Delegado de protección: asimismo, si el club trabaja con menores, la LOPIVI obliga a designar un delegado o delegada de protección y a contar con protocolos frente a la violencia.
- Seguros: comprueba la póliza de responsabilidad civil del club y el seguro de los voluntarios (de hecho, la Ley 45/2015 del Voluntariado obliga a la entidad a asegurarlos frente a accidentes y enfermedad derivados de su actividad).
- Estatutos y junta directiva: actualiza los estatutos si hace falta y comunica los cambios de junta directiva al registro de entidades deportivas de tu comunidad autónoma.
- Calendario: por último, consulta el calendario de competición que publica tu federación.
En definitiva, un club con todo en regla desde septiembre se ahorra muchos problemas a lo largo de la temporada.
3. Inscripciones y acogida de los nuevos al inicio de temporada del club
De hecho, el inicio de temporada es el momento en que un club gana (o pierde) nuevos federados.
Por ejemplo, algunos gestos que marcan la diferencia:
- Unos días y horarios de inscripción claros y bien comunicados
- También un dosier de bienvenida o una presentación sencilla del club
- Y, sobre todo, un momento de convivencia para que las nuevas familias conozcan a los entrenadores y a otros padres
Sobre este tema, puedes leer: «Por qué los socios se van de un club deportivo (y cómo evitarlo)». Al fin y al cabo, el inicio de temporada es justo cuando se juega la fidelización.
4. Movilizar (o reclutar) a los voluntarios
Ningún club funciona sin voluntarios. Por eso, septiembre es el momento para:
- Identificar los puestos que hay que cubrir (cantina, desplazamientos, entrenamientos, comunicación)
- Después, pedir ayuda directamente a los padres en lugar de esperar a que se ofrezcan
- Además, reconocer a los voluntarios que ya están para animar a otros a sumarse
5. Lanzar la comunicación del club al inicio de temporada
Redes sociales, grupo de WhatsApp de las familias, tablón de anuncios del club: el inicio de temporada es el momento ideal para volver a tomar la palabra y marcar el tono del año.
Asimismo, es el momento perfecto para lanzar un proyecto que una a todo el club durante la temporada. Por ejemplo, muchos clubes aprovechan septiembre para poner en marcha un álbum de cromos personalizado. Así, cada deportista se hace su foto y el álbum circula toda la temporada. De este modo, se convierte al mismo tiempo en un recuerdo colectivo y en un canal de comunicación natural con las familias y los patrocinadores.
6. Sentar las bases económicas de la temporada
Además, un presupuesto claro desde septiembre evita sorpresas desagradables a mitad de año:
- Previsión de ingresos (cuotas, subvenciones, patrocinio)
- Luego, gastos prioritarios (licencias, seguros, instalaciones, material)
- Y también un margen para imprevistos
Para profundizar en este tema, puedes leer: «Cómo financiar un club deportivo: ideas concretas y eficaces».
En resumen
| Paso | Objetivo |
|---|---|
| 1. Balance de la temporada | Saber qué funcionó y qué no |
| 2. Papeleo y obligaciones | Licencias, seguros y protección del menor en regla desde el primer día |
| 3. Inscripciones | Acoger y fidelizar a los nuevos |
| 4. Voluntarios | Movilizar a quienes hacen funcionar el club |
| 5. Comunicación | Marcar el tono de la temporada |
| 6. Presupuesto | Asegurar el funcionamiento del año |
¿Y después de la checklist?
Sin embargo, un buen inicio de temporada no se juega solo en el papeleo. También depende de las ganas que transmitas a tus federados, tus voluntarios y tus patrocinadores de vivir la temporada contigo.
De hecho, a menudo es ese pequeño toque extra (un proyecto colectivo, una novedad, un momento que une a todos) lo que marca la diferencia entre una temporada que se vive… y una temporada que no se olvida.
